差旅及商务相关费用

日期2007年9月

取代: 2007年6月

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目的

旅行和商务相关费用政策的目的是提供指导方针 支付员工在学院公务旅行期间的可容许费用; 以及有关这些费用的批准和文件的要求. 该政策确保包括差旅费在内的可报销费用得到支持 学院的目标和战略举措，并确保公平，一致， 公平审慎地使用大学经费.

政策

此政策适用于所有学院官方旅行. 学院将报销员工 支付与批准旅行有关的合理和必要的费用 代表学院. 需要直接主管的事先批准 所有旅游. 获得授权的旅行者可以在规定的限制范围内获得报销 第四，附程序.

当差旅费由赠款或合同资助时，差旅费的使用将受到管制 受到助学金、合同或学院政策的限制.

范围

本政策及相关法规和程序旨在提供 信息和指导教师，行政和工作人员有关学院 旅行. 程序概括性地概述，以便有合理的灵活性. 他们不希望涵盖所有可能的情况.

程序及规例

1. 批准
   

   主要负责学院所有商务差旅的审批工作 相关费用由预算经理负责 将向其支付支出的预算单位. 任何人不得授权报销 他或她自己的商务旅行和相关费用. 事先立即批准 所有旅行都需要主管. 此外，还有一份州外旅行申请 州外旅行也需要授权预付凭证.

   考虑到距离，所有的旅行都必须以最经济的方式完成 旅行，时间和人数. 报销将用于 成本最经济的旅行方式，不考虑实际的旅行方式 选择. 应该尽一切合理的努力尽量减少大学的数量 员工出差去参加任何单一的会议或活动.

   需要不寻常支出的特殊情况应事先得到批准 总统先生.

2. 旅行社
   1. 学院建议并鼓励使用首选旅行社协助 公务旅行包括飞机、火车、酒店和汽车租赁. 赞助旅行社 直接给学院开账单，就不用自付费用了吗. 请 有关认可旅行社的完整名单，请与采购部联络.
      1. 从 time 学院可能会不时在官方名单上增加额外的旅行社 更换官方旅行社.
      2. 员工可以使用其他旅行社或自行旅行 安排 如果可以节省很多钱，可以直接使用大学赞助的 代理提出了一个重大的困难.
3. 运输
   1. 自驾游
      1. 每当 如有可能，应要求使用学院车辆的所有行程 由汽车制造. 往返学生人数不得超过400人 英里. 如果没有学院的车辆，可以授权使用私人车辆.
      2. 学院将报销员工使用他们的 个人 学院公务用车按已确定的费率收费 美国国税局的商务旅行税. 因为学院不报销通勤里程 上下班，必须计算往返学院或员工家的里程， 离旅游网站最近的那个.
         1. 学院可以使用“Mapquest”验证报告的里程.Com”或其他类似的 旅游网站.
         2. 汽油和车辆磨损的费用都包括在里程里 报销. 停车费用和过路费在收到时分别报销 与批准的差旅费报销表一起提交.
      3. 所有 员工 因学院公务旅行，驾驶学院车辆或 就我个人而言 拥有的车辆，必须有适当的执照和足够的保险.
   2. Inter-Campus旅行
      1. 员工的任务是在多个地点，或谁是 要求 出差地点之间，将按规定报销授权里程 官方活动校际往返旅行，前提是旅行开始 并在相同的位置结束.
         1. 作为中途停留地点的旅行将不提供报销 在员工的家和工作地点之间.
         2. 报销将根据美国国税局确定的费率 商务旅行.
   3. 汽车租赁
      1. 尽可能使用地面运输.e.，穿梭巴士前往和 从机场和出租车到酒店或会议中心. 汽车租赁 只有当地面运输费用超过汽车租赁费用时才会被批准 成本. 租车的商业目的必须清楚地记录在旅行单上 费用报销表. 员工负责汽车租赁 为了个人方便.
   4. 乘坐公共航空公司
      1. 乘坐公共交通工具，如铁路、公共汽车、航空公司或轮船的旅行将被取消 报销 以实际成本为基础，包括适用的税费和相关费用. 补偿 对于航空旅行，我们只买经济舱机票. 所有旅行者都应该使用 最经济的交通方式.
      2. 机票预定应通过学院指定的旅行社办理 直接支付给学院.
      3. 所有 机票 应该至少提前14天预订，只要可能，以确保最低 可用的票价.
      4. If 旅行 发生在周六晚上，以降低航空公司的价格，酒店和 额外一天的餐费可以报销，如果节省的费用为 车费超过了额外的住宿费和餐费.
4. 住宿
   1. 酒店
      1. 学院将根据实际合理费用报销 最低 可用单人房价格.
      2. 酒店费用将在提交差旅费后报销给员工 帐单报销单，附酒店收据正本及证明 付款形式为取消支票或信用卡对账单或正本明细 酒店的声明.
      3. 学院可安排预先缴付学费 预期 酒店费用.
         1. 旅客应使用个人信用卡预订酒店房间，并通知酒店 酒店表示，房费和税金将以支票预付.
         • 预订确认必须出现在支票上.
         • 可通过旅行授权要求支票以应付账款形式支付 Form. 支票申请必须提交给应付账款不少于10个企业 旅行前几天.
         • 超出预定房间的费用和税款必须由旅客支付 提交报销.
5. 膳食及相关开支
   1. 伙食补贴
      1. 合理的餐费将得到报销. 索赔必须是 分项 并附上收据正本.
         1. 在由会议支付餐费的情况下，将不发给餐费津贴 或注册费，或任何其他雇员不支付的情况 这顿饭.
      2. 官员过夜的标准最高每日膳食津贴 大学 旅费，包括小费和小费，按美国总务署的标准计算 政府的每日国内费率，可在网上找到 www.gsa.政府.
         1. 如果不能达到规定的最高标准，将考虑例外情况 根据具体情况由费用所在部门的副总裁决定 带电. 单独用餐时，按实际费用报销 费用基础不得超过上述规定的限额. 收据必须随附 所有报销要求.
         2. 高级工作人员，定义为副总裁和选定的其他工作人员指定的 总裁可能会被要求支付超出GSA规定限额的费用. 在这种情况下，总统必须审查和批准支出.
      3. 学院将不报销员工购买的任何酒精.
   2. 相关费用
      1. 相关费用定义为非雇员的餐饮费用 为了学院的最大利益.g.外部候选人对当地的访问 学院内的职位. 承担相关费用的权限必须适当 通过收据和记录确认并记录客人的姓名 开支的理由.
      2. 租赁房间内的电影和其他娱乐费用被认为是私人的 学院不会报销的费用.
      3. 业务 如果员工确定用餐是直接相关的，用餐是允许的 积极开展学院业务.
      4. 雇员必须证明费用的真实性，包括活动发生的地点， 谁出席了会议，是什么 讨论了. 商务餐费将不允许用于食品或饮料的程度 在这种情况下，这种花费是奢侈的或奢侈的.
6. 电话及互联网
   1. 学院将报销员工所有必要的或正式的学院事务 调用. 所有私人电话由员工负责.
   2. 学院将报销员工在酒店使用互联网的费用 没有通过共享的商务套房或客房提供补充访问 房间.
7. 注册费
   1. 会议
      1. 收据、帐单或程序副本或印有费用的其他文献 是否需要报销一次会议的费用 登记 费.
   2. 专业的会员
      1. 以学院名义支付的专业组织费用(但不以 (个人)是可以报销的. 的专业费用 名字 如果没有公司会员资格，个人可以报销 是否有直接的业务关系对学院有利并获批准 预算经理.
8. 杂项
   1. 杂费
      1. 合理的杂 费用 是否会因性质而不需要收据而报销给员工 费用的多少. 这些费用可能包括行李费和行李处理费等.
   2. 保险
      1. 学院为所有员工提供旅行意外保险. 额外的个人 旅行保险被认为是个人的事情 将 不报销.
   3. 进步
      1. 预支现金，不超过旅行预估自付费用的75%; 但不能低于50美元.员工不能出差时，可要求出差 预计将预支这次旅行所需的全部资金.
         1. 预支现金可向营业处提出一份申请 直接主管批准的州外旅行许可预表 并由总统签署.
         2. 所有请求必须在出发前十(10)天收到.
         3. 最终结算必须在十(10)天内直接与商务办公室进行 旅行结束后.
   4. 州销售税例外
      1. 蒙哥马利县社区学院是免税的 税 在某些州.
      2. 为了免除购买商品的销售税，宾夕法尼亚州 豁免 证书必须在购买时填写并提交给卖方 或者在登记时住宿.
         1. 宾夕法尼亚州豁免证书可在采购办公室获得. 请 如果供应商不接受宾夕法尼亚州，请致电215-641-6536与采购部联系 豁免证明书，但要求直接从销售豁免机构传真 而不是.
      3. 学院拥有免税地位的州包括

         科罗拉多州	康涅狄格	佛罗里达
         爱达荷州	伊利诺斯州	堪萨斯
         肯塔基州	缅因州	麻萨诸塞州
         密歇根	明尼苏达州	密西西比州
         密苏里州	新泽西	纽约
         北卡罗莱纳	宾西法尼亚	罗德岛州
         南达科塔州	田纳西州	德州
         犹他州	佛蒙特州	西维吉尼亚州
         威斯康辛州

      4. 不征收销售税的州包括 
         阿拉斯加
         阿肯色州
         特拉华州
         新汉普郡